Afhaalnummer, voornaam of scherm. Wat heeft de counter écht nodig?

Maak onderscheid tussen keuken, balie en publiek

De keuken heeft een herkenbare order met de juiste producten en bijzonderheden nodig. De medewerker aan de uitgifte moet zien bij welke bestelling de tas hoort en of die compleet is. De wachtende gasten hebben meestal alleen een teken nodig dat hun beurt is. Laat op een tekening zien wat hun scherm, de keukenbon en de kassabon afzonderlijk tonen. De Europese Commissie licht bij de AVG toe dat persoonsgegevens beperkt moeten blijven tot wat noodzakelijk is voor het doel. Een volledig telefoonnummer of adres op een openbaar afhaalscherm vraagt dus om een heel andere rechtvaardiging dan een intern ordernummer.

Probeer de verwisseling bewust na te bootsen

Maak in een testomgeving zes fictieve bestellingen. Geef twee klanten dezelfde voornaam en laat één klant twee aparte orders doen. Vraag een nieuwe medewerker hoe hij de zeven tassen verdeelt als één bestelling over twee tassen is gesplitst. Een code op de bon kan helpen de juiste gast te vinden. Een extra aanduiding ‘één van twee’ op de tas kan voorkomen dat de andere tas blijft staan. Let erop dat een code die publiek op het scherm staat niet vanzelf bewijst dat de persoon bij de balie de bestelling werkelijk heeft geplaatst.

Test ook de uitzonderingen aan de voorkant

Wat doet iemand die het scherm niet kan lezen, een oproep niet hoort of de bon onderweg is kwijtgeraakt? Laat het team een rustige handmatige route aanwijzen en gebruik daarbij alleen de informatie die voor de controle nodig is. Vraag hoe een gast een persoonlijke toelichting op een bestelling kan geven zonder dat andere wachtenden die letterlijk terugzien. Test met verzonnen gegevens en laat de wachtrij tijdens de proef vrij. De beste uitgiftebalie houdt ook een onduidelijk geval uit de hoofdrij zonder die gast met lege handen weg te sturen.

Vraag wie de scherminstellingen kan veranderen

De formulehouder kan een standaard kassasysteem voorschrijven terwijl de lokale vestiging het scherm precies bij de voordeur heeft hangen. Kijk vanaf de stoep wat er nog leesbaar is wanneer de zaak openstaat. Vraag hoe lang afgeronde orders in beeld blijven en wie een foutieve status kan terugdraaien. Bespreek de keuze met de beheerder van het systeem voordat je een extra veld met een naam of telefoonnummer laat toevoegen. Een kleine proceswijziging kan de overdracht al betrouwbaar maken zonder meer persoonlijke gegevens te verzamelen.

Vragen voor het vervolg

• Welke gegevens heeft een wachtende gast echt nodig?
• Hoe herkent het team twee tassen die samen één order vormen?
• Wat gebeurt er wanneer een gast de oproep niet kan waarnemen?

Bronnen

• Beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens · Europese Commissie